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『公文線上簽核系統』雛型展示會議紀錄

國立中山大學

『公文線上簽核系統開發建置案』雛型展示會議紀錄

一、時 間:104年03月17日(星期二)下午3:00

二、地 點:行政大樓五樓5007會議室

三、主持人:吳副校長濟華                     記錄:康茂崇專案經理帝緯系統整合(股)公司

四、出列席人員:如簽到簿人員

五、報告事項:

(一) 前言

(二) 技術規劃設計

(三) 系統功能特色說明

(四) 系統展示

六、會議內容

(一) 副校長:

1.本校有開放一部份人員使用中華電信憑證,新系統是否能使用此憑證卡。

[帝緯] 新系統自然人憑證及中華電信憑證皆能使用。

2.   新系統上線全面採線上簽核,除特殊案件才能使用紙本方式辦理,若有發現不符的情形,則退回承辦人不批。

3.   線上簽核系統為校長非常重視的系統,本校的推動進度已經落後其他各校,故亦有時程壓力,後續專案推行過程中,各單位種子人員全力配合進行測試及相關意見的建議,希望能讓系統儘快導入上線。

(二) 主任秘書:

1. 在流程設定部份,主管是否可以任意調整、插入預設流程資料。

[帝緯]主管可針對預設流程進行順序或是增加及刪減。

2.現行作業會在文面上貼上便條紙說明請誰來洽,該筆公文就會退給秘書,秘書就會幫我處理後續流程。

[帝緯] 新系統有提供便利貼功能,主任秘書可利用便利貼說明,流程也可以直接退還原承辦人或者退回上一關秘書身上。

(三) 總務長:

1.爾後雙週會議都要訂定開發目標,且當次會議需檢視上次目標是否有達成,若未達目標就必須列入定期追蹤。

[帝緯]配合辦理。

2.簽核意見裡的照片或許會有肖相權問題,往後系統展示建議可以使用卡通圖案代替。

[帝緯]可依實際需求調整,承辦人可自行上傳圖像,若沒上傳即不會呈現;此功能亦可決定是否開放。

3.展示各階段都有說明到系統所改善與便民的功能,後續推廣說明時建議多強調這些功能讓使用者了解。

[帝緯]配合辦理。

4.建議畫面顏色應該要多設計幾款讓我們挑選。

[帝緯]納入需求建議。

5.教育訓練時,是否會提供操作手冊給種子人員。

[帝緯] 會提供操作手冊,但會以電子檔為主。

(四) 副總務長

1.主秘指示承辦人辦理公文時要能選擇分層負責表資料,選擇完分層負責表資料後系統要能對應到分類號並帶出該筆分類號的決行層級。(圖資處會開發分層負責表與分類號架構資料,後續在由公文系統去讀取整合)。

[帝緯]列入需求討論處理。

(五) 種子人員

1.上線前是否可以提供測試帳號,供各單位同仁上系統操作測試。

[帝緯] 接下來會排定在5、6月時提供同仁測試。

2.新系統初期上線,是否會轉入舊系統資料方便同仁查詢舊公文。

[帝緯]目前規劃為舊系統資料會分二個階段轉入,第一階段會依新系統上線前將舊系統已辦畢的公文資料先轉進新系統供查詢;等舊系統已完全無待辦公文資料後,在將未轉入的公文資料轉進新系統。

3.新系統是否可以設定平行分會流程。

[帝緯] 新系統順會與同步分會流程都可以做到。

4.新系統會辦單位是否可以協助調整、異動預設流程資料。

[帝緯] 新系統可以做到,但是否開放此權限,規則需在討論確認。

5.登記桌將公文分派給A承辦人,A承辦人請假不在,此件公文該怎麼辦?

[帝緯] 新系統提供登記桌與主管可以手動設定代理人;並採E-Mail稽催方式輔助提醒公文時效。主管與登記桌於數位儀表板皆有單位內未結公文清單可以檢視公文辦理狀況。

6.近幾場需求訪談、雛型展示會議,種子人員都只推派到學院,往後會議各系所是否也要推派幾位種子人員前來。

[副總務長] 等系統開發到一定完整度,會再邀請各系所人員來參與。

7.公文核決以後,是否可以另存文書與附件呢?

[帝緯] 新系統承辦人、主管皆可以於線上直接檢視或下載文書及附件資料。

8. 目前人事室會有自已單位發文到教育部,而不透過總發文發出去的狀況。

[帝緯]新系統可設定單位收發文號,不必透過總發文取號送出。

七、散會(下午4:50)。

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