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『公文線上簽核系統建置案』第1次會議紀錄

國立中山大學

『公文線上簽核系統開發建置案』第1次專案會議紀錄

一、時 間:104年03月25日(星期三)上午10:00

二、地 點:行政大樓四樓4006會議室

三、主持人:吳副校長濟華        記錄:康茂崇專案經理帝緯系統整合(股)公司

四、出列席人員:如簽到簿人員

五、報告事項:

(一)本期工作進度說明

(二)下期工作重點說明

(三)前次會議問題處理情形說明

(四)專案問題討論

六、會議內容

(一)本、下期工作重點說明:

1. 目前專案進度皆如預定期程完成,工作項目也在進度內完成。

2. 下期即進入程式設計階段,相關設計過程中所發現的問題,將會透過各專案會議或是與總務處及圖資處進行討論確認。

3. 下期則需協助進行相關文件審查及準備系統安裝環境。

(二)前次會議問題處理情形說明:

1.主秘指示承辦人辦理公文時要能選擇分層負責表資料,選擇完分層負責表資料後系統要能對應到分類號並帶出該筆分類號的決行層級。

[決議事項]因人事室彙整分層負責表與分類號對應需一段時間,避免影響耽誤新系統時程開發及上線,先提供分層負責表Excel檔案供帝緯匯入資料庫,初期承辦人辦理公文時需選擇分層負責表及分類號資料,後續等分層負責表項目所對應到的分類號資料完善後,再與文書組及圖資處進行細部整合與討論。

(三)專案問題討論:

1.公文一律掛號(總收)號,不再區分歸檔/不歸檔文號,一律採10碼數字的總收號。

[決議事項]

(1) 總收文紙本來文,受文者為國立中山大學者,則一律掛總收文號進行分文;屬單位文或者為個人公文,則由郵件登記中進行資料登記後印出簽收單,併同紙本文送至收文單位,並由各單位自行決定是否掛號分文。

(2) 總收電子來文屬單位或個人之公文,可逕行轉至各單位待收文清單中,供各單位登記桌自行決定掛號分文或Email送至個人,其他電子來文則一律掛號分文。

(3) 單位電子收文匣若登記桌尚未收文掛號時,總收人員要有復原抽回重新改掛總收文號的功能。

2.以電子簽章取代紙本的職名章。

[決議事項]

(1) 新系統採電子簽章取代職名章功能。

(2) 當公文會辦多個單位有多筆意見時,簽核意見畫面儘可能減少上下捲動方式去呈現設計。

(3) 下次專案會議展示簽核意見畫面請展示有授權甲、乙章的各種情境畫面。

3.展期單、調案單、延後歸檔單、解降密申請單的核准權限。

[決議事項]

(1) 展期單展期核准權限: 第1次申請由三層主管(二級單位)核准;第2次申請二層主管(一級單位)核准。第3次申請由一層主管核准。最多展期3次。

(2) 展期天數: 第1、2次申請展期天數預設7天、並控管最多也只能申請7天;第3次申請系統不用預設及不用限制展期天數。

(3) 調案單、延後歸檔單依線上簽核作業要點辦理。

(4) 解降密申請單:經決議依機關檔案管理作業手冊之規定辦理,承辦人不需再另外申請解降密申請單,故解降密申請單不列入線上表單申請。

4.改分現況各個單位內部處理方式不一樣,有些單位沒有二級登記桌是由一級登記桌直接改分分派,有些單位是由二級登記桌來做。

[決議事項]依線上簽核作業要點方式辦理,視單位組織架構進行公文改分流程。

5.目前是否能多層代理的問題再請文書組確認。(A代B,B代C,C是否能代A)

[決議事項]

(1) 經決議不允許多層代理狀況。

(2) 但系統不去限制是否可一對多或多對一代理情形。

七、散會(上午11:40)

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