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『公文線上簽核系統建置案』第4次會議紀錄

國立中山大學

『公文線上簽核系統開發建置案』第4次專案會議紀錄

一、時 間:104年05月07日(星期四)上午10:00

二、地 點:行政大樓七樓7007會議室

三、主持人:蔡主任秘書秀芬                記錄:康茂崇專案經理帝緯系統整合(股)公司

四、出列席人員:楊組長育成、單秘書鳳玉、黃秘書雅真、陳組長姚珍、趙組長崇偉、
        曹程式設計師正明、陳技士麗薰、吳行政助理慧珠

五、報告事項:略。

六、討論提案及決議事項:

(一)  稽催原則確認:

說明:

(1)  已依第三次專案會議討論議題,整理稽催原則及通知種類,進行後續規劃設計。

(2)  為求稽催功能發揮實際效益以及配合實際稽催需求,並求周延,就稽催相關細節部分,再與秘書室進行研商確認。

討論:

(1) 最速件公文,是否納入稽催?

(2) 稽催公文的稽催層級到哪一層主管?

(3) 會辦公文是否稽催代理人?

(4) 創簽稿及單位文是否納入稽催?

(5) 差假系統代理機制研討?

決議:

(1) 考量最速件公文時效只有一天,為避免每件最速件都被稽 催,待辦公文的稽催,濾除最速件公文,逾期的稽催則依例催辦。

(2) 考量一級單位主管工作繁重,電子郵件稽催通知或催辦之最高稽催層級僅至二級單位主管(系主任/組長)。

(3) 會辦公文除稽催承辦人外再加入代理人員。

(4) 創簽稿公文考量辦理的時效性及實際作業流程,不納入催辦。

(5) 單位公文因屬各單位自行稽催控管,不納入系統自動稽催的範圍內;由系統提供各單位登記桌及主管可查詢單位公文辦理之時效。

(6) 主秘裁示:請人事室加強落實代理機制並建立相關分層負責規則。

(二)  稽催Mail可能會漏信問題討論。

說明:因學校的Email常因爆量而導致無法收發信或漏信的狀況。

討論:

(1) 是否建置備援Mail Server以避免無法發信的狀況?

(2) 是否發生無法由SSO登入公文系統的狀況?

決議:

(1) 由帝緯另建置一備援Mail Server,原則上會先使用學校所提供之Mail Server進行發信動作,但若發生無法發送成功時則改由備援的Mail Server來發送。

(2) 經圖資處確認,之前發生的狀況為首頁無法進行導致無法連結至SSO的狀況,並非SSO功能問題,建議使用者將SSO網頁儲存在我的最愛連結,直接進入SSO網頁不必再從學校首頁進入,避免類似狀況發生導致無法進入公文系統。

(三)  決行後副知功能討論。

說明:長官決行後有副知功能需求,細部設計之研議。

討論:

(1) 長官決行後是否選擇副知其它主管?

(2) 若選擇副知主管時已有重覆副知狀況時,是否有提醒?

(3) 主秘送出時,是否可選擇鑑請校長決行或副校長決行後副知校等用語選項?

(4) 一層主管決行後是否自動副知秘書室。

決議:

(1) 新系統提供長官決行後可自行選擇副知某主管。

(2) 新系統提供重覆副知該主管之提示訊息。

(3) 主秘的核示用語中增加鑑請校長決行或副校長決行後副知校長等用語選項,相關正確名詞請秘書室協肋提供。

(4) 系統上線初期,由系統預設一層決行後自動副知秘書室登記桌,系統運作一段時間後再評估是否取消。

(四)  同仁自然人憑證申辦情形調查之研議。

說明:因新系統採用自然人憑證加簽加密,文書組預定於5月20日種子教師培訓時辦理自然人憑證使用宣導,擬請人事室協助辦理同仁自然人憑證申辦情形調查及後續相關申辦作業。

討論:

(1) 申辦情形調查及後續相關申辦作業問題?

(2) 相關讀卡機設備建置問題?

決議:

(1) 主秘裁示:請人事室主政自然人憑證調查及協助同仁申辦相關事宜,文書組配合辦理宣導使用自然人憑證作為公文線上簽核之電子簽章。

(2) 由帝緯公司回饋1000部讀卡機供學校使用。

七、 散會(上午12:00)。

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