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『公文線上簽核系統建置案』第5次會議紀錄

國立中山大學

『公文線上簽核系統開發建置案』第5次專案會議紀錄

一、 時 間:104年05月20日(星期三)上午10:00

二、 地 點:圖資大樓地下室PC2電腦教室

三、 主持人:吳副校長濟華              記錄:康茂崇專案經理帝緯系統整合(股)公司

四、 出列席人員:如簽到表。

五、 報告事項:(略) 。

六、 討論提案及決議事項:

(一)   測試時程及人員分工討論:

說明:

(1) 測試過程分為四個階段:

(2) 測試人員角色分工:

(3) 問題回報機制:


(4) 人事室發函調查自然人憑證使用狀況及協助同仁申辦相關事宜,請需要申辦自然人憑證之同仁備妥身份證、申請表格及申請費用250元,逕洽人事室曾筠芩(電話分機:2055)。

決議:

(1) 依規劃時程辦理測試事宜。

(2) 帝緯公司提供1000台讀卡機,目前大多數同仁已有讀卡機,先列為備用,讀卡機之發放及管理請文書組規劃。

(3) 預計104年09月系統上線試行,開放全校同仁使用, 104年12月推動全面上線,105年1月起正式實施公文線上簽核( 105 年底須達成公文線上簽核比率超過行政院設定之45%目標值)。

(二)   種子人員教育訓練說明討論事項:

說明:由帝緯公司說明系統作業晝面,系統建置完成後仍有相關連結及參數調整確認中,將於下次種子人員訓練時提供實機操作練習。

討論:

(1) 紙本來文掃描經由OCR辨識後,是否會有內容與原文不同的疑慮?

(2) 重覆收文的判斷依據為何?

(3) 自然人憑證使用的時間為何?

(4) 現行使用的角簽方式,於新系統上的處理方式為何?

(5) 儀表版上表單申請的項目功能為何?

(6) 主管批核的介面,應將送出、流程、退回按鈕移至批核介面。

(7) 儀表版上的點房子圖示會回首頁,是否會告成誤解?

(8) 承辦人點選公文主旨後是否就表示簽收完成?

回應及決議:

(1) 紙本收文掃描經由OCR辨識後,系統自動辨識文面內容帶入到相對應欄位進行收文登記,紙本掃描之原文影像檔亦隨公文流程傳遞,隨時可於線上進行檢視,不會有與原文內容不一致的情形。

(2) 系統會以來文機關名稱與來文字號作為重覆收文的判斷,如有重複系統會提醒使用者。

(3) 公文編輯完成存檔時,必須使用憑證進行加簽加密,此時應插入自然人憑證供系統加簽使用。

(4) 現行角簽作法為非正式擬辦方式,應依標準作業模式以擬辦簽或便簽辦理公文。

(5) 表單申請項目有展期單、改分單、檔案借調單、借調展期單..等公文類表單作業,帝緯公司配合將表單申請字樣改為新增表單。

(6) 帝緯公司配合將相關按鈕進行調整,程式後續更新。

(7) 儀表版上的房子圖示為比照瀏覽器上的Home概念設計(回到首頁),增加游標移到該處時顯示回首頁提示,並提供作業資訊;後續由帝緯公司和文書組再檢視各畫面文字說明進行調整,由系統提供提示訊息。

(8) 操作模式:滑鼠(游標)點選主旨即會簽收並開啟公文內容,以簡化其操作步驟;有實體附件或紙本簽核時,點選主旨時系統會先彈出提示,使用者應確認實體附件或紙本公文收到後再簽收。

七、 散會(上午11:50)。

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